Pour tirer pleinement parti de nos solutions ARD et communiquer efficacement avec nos clients, il est essentiel de maîtriser le vocabulaire spécifique utilisé dans le domaine de la restauration collective et de la monétique. Cette section a pour objectif de présenter les termes clés, abréviations et concepts que vous rencontrerez régulièrement, tant dans le cadre de l’utilisation des équipements que dans les échanges avec les clients.

L’objectif est double :

1. Clarifier les termes techniques et commerciaux pour éviter les confusions lors des présentations ou démonstrations.

2. Permettre aux équipes commerciales et opérationnelles d’utiliser un langage cohérent et précis, renforçant ainsi la crédibilité et l’efficacité dans les échanges avec les clients.

Cette section constitue donc un outil de référence pratique, à consulter régulièrement pour se familiariser avec le vocabulaire et faciliter l’apprentissage des produits et solutions ARD.

Vocabulaire général

EPLE : Établissement Public Local d’Enseignement (c’est à dire collège ou lycée)

CA : Conseil d’Administration

BEE : Base Élèves Établissement

CH : Centre Hospitalier

EN : Éducation Nationale

SSO : Single Sign On ou Authentification unique. Consiste à éviter à l’utilisateur de s’identifier à nouveau avec son login/mot de passe dès lors qu’il est authentifié une première fois en passant d’un site à un autre (délégation d’authentification)

Intérêt client : Eviter de distribuer ou poster les courriers d’identifiants à GEC En Ligne

GPAO : Gestion de la Production Assistée par Ordinateur : Préparation des repas, quantité, nutrition, stocks,…

Vocabulaire Spécifique

Les interlocuteurs

• Le secrétaire général (anciennement L’intendant ou le gestionnaire) :

  • Est chargé de seconder le chef d'établissement dans ses fonctions de gestion matérielle, financière et administrative. Ses missions vont de la fuite d’eau à la gestion du restaurant → Il est donc très sollicité.

  • Est décisionnaire au sujet de la gestion (membre du CA) mais doit se battre pour imposer un changement

  • Est très mobile (turn over important pour cette population, mission de quelques années)

  • Peut avoir utilisé les solution concurrentes selon les établissements passés et n’a pas forcément été formé à la solution (croise rarement son prédécesseur)

  • Est prescripteur auprès des autres établissements qui veulent s'équiper d’une solution de gestion du self

  • Est différent des autres intendants : mode de fonctionnement du self, personnalité,…

• L’agent comptable (peut être le gestionnaire si structure de petite taille) :

  • Est responsable de son argent

• Le chef d'établissement (Principal au collège, Proviseur au lycée) :

  • Est décisionnaire pour l'équipement du contrôle d’accès

  • C’est l’ordonnateur : il ordonne et le comptable exécute (il paie)

L’organisation comptable des structures :

• Agence comptable :

  • Entité administrative localisée dans la structure de taille plus importante du regroupement

  • Effectue la saisie de la comptabilité générale dans GFC ou Op@le

    • De son établissement

    • Des établissements rattachés

  • Est face à la problématiques des différents formats de documents justificatifs comptables selon le logiciel de gestion utilisé par chaque établissement

  • Résidence de l’agent comptable

• Établissement rattaché :

  • Établissement qui dépend d’une agence comptable et qui effectue la saisie de sa comptabilité budgétaire dans GFC/Op@le(notion de régie)

Les bases élèves établissement (BEE)

• Siècle (anciennement SCONET)

  • Base Éducation Nationale

  • Import dédié par fichiers des élèves et des responsables

• FREGATA (spécificité Agricole)

  • Import texte (élèves, responsables et jours mangés)

• Autre

  • GEC est capable d’importer des fichiers texter ou .csv contenant les éléments relatifs à la création des personnes (nom, prénom, ID unique,…)

Les logiciels de l’Éducation Nationale

• GFC (Gestion Financière et Comptable) OU Op@le (son remplaçant)

  • Comptabilité budgétaire (exécution et suivi du budget)

  • Comptabilité générale (uniquement en agence comptable)

  • Régie (encaissements et décaissements en établissement rattaché)

  • Compte financier (uniquement en agence comptable)

  • Préparation budgétaire (élaboration du budget prévisionnel)

• GFE (Gestion Financière des Élèves)

  • Gestion des frais scolaires

  • Gestion des voyages scolaires

• ENT (Environnement Numérique de Travail)

  • Portail Web centralisé

  • Public concerné : élèves, responsables, professeurs et personnels

  • Accès à différentes ressources :

    • Pédagigiques

    • Réservation de matériel

    • Emploi du temps

    • Notes

    • Services de l'établissement

  • Exemple d’ENT : Pronote, MonLycée.net, elyco, Atrium (non géré)

Open

Les personnels

• Commensal/Commensaux

  • Personnes qui mangent au restaurant et qui ne sont pas des élèves, c’est-à-dire les professeurs, les personnels qui sont connus de GEC

• Occasionnels/Passagers/Extérieurs

  • Personnes qui ne sont pas connus de GEC et peuvent manger au restaurant exceptionnellement en achetant un repas sur place à l’intendance, dans un distributeur de badges jetables (DBJ) ou en caisse directement

• Responsables

  • Responsable légal ou financier, parent, tuteur, payeur pour l’élève

• Qualité/Régime

  • Demi-pensionnaire (DP) : mange le midi,

  • Interne (INT) : mange matin, midi et soir et dort à l’internat

  • Externe (EXT): ne mange pas au restaurant

  • Interne externé (INT-EXT): mange matin, midi et soir mais n’y sont pas hébergés

• Service

  • Il s’agit du moment où est pris le repas, matin, midi ou soir

Gestion du restaurant

• Les porte-monnaie

  • Sorte de compte où l’argent est dépensé sur un lieu de consommation donné par l’intermédiaire de la carte

  • Porte-monnaie « Restaurant » (PM1) pour déjeuner, Porte-monnaie « Photocopies » débité lors du passage sur un copieur, Porte-monnaie « Voyages », …

• Personne au ticket

  • Fonctionnement où le passage est comptabilisé avec opération financière selon le montant du repas (ou de l’achat), avec vérification de solde sur le porte-monnaie associé (PM1) et avec vérification des droits d’accès selon la configuration de l’établissement

  • Il existe deux configurations :

    • Débit à la consommation
      Fonctionnement où le porte-monnaie est débité au moment de la consommation du repas et non pas à la réservation. Il peut donc réserver pour plus de repas que ce que son solde l’autorise et être refusé lors du passage au restaurant pour cause de solde insuffisant

    • Débit à la réservation
      Fonctionnement où le porte-monnaie est débité lors de la réservation et le montant des repas réservés est provisionné à l’avance. L’usager voit son solde restant hors repas réservés.
      Si le repas n’est pas consommé, le montant du repas est encaissé par l’établissement

• Personne au forfait

  • Fonctionnement où le passage est comptabilisé sans opération financière et sans vérification de solde (pas de porte-monnaie associé donc pas de débit) mais avec vérification des droits d’accès selon les jours définis par le forfait.

    Si la facturation doit être réalisée par GEC, cela nécessite les frais scolaires. Sinon les repas sont simplement comptabilisés et le gestionnaire facture à l’aide d’un autre logiciel

    Notion de forfait modulé : DP 3J qui ne peut venir que le lundi, mardi et jeudi

• La catégorie

  • Groupe qui permet d’avoir un fonctionnement commun à un ensemble de personnes (fonctionnement ticket/forfait, services autorisés, mode de comptabilisation des passages, prix du repas, contrôle d’accès restaurant, réservation, etc. )

• Site multi-établissements

  • Site où le restaurant est partagé par différentes populations

• Les chaînes

  • Les chaînes correspondent aux différentes files de service dans un self, chacune proposant un type de repas spécifique.

    Dans la plupart des établissements, il existe une seule chaîne principale, mais il est possible d’en trouver plusieurs afin de diversifier l’offre. Par exemple :

    • une chaîne « traditionnelle »

    • une chaîne « pizza »

    • une chaîne « steak-frites »

    • une chaîne « sandwich »

    • ou d’autres offres spécifiques selon l’organisation du restaurant.

• La réservation

  • Fonction qui nécessite que la personne réserve pour pouvoir manger. Si non réservé, accès refusé ou pénalité financière, ou rien… Défini au niveau de la catégorie (Externe doit réserver mais pas professeur par exemple)

  • Consiste à vérifier les droits pour réserver au restaurant

    • Passage pour jour et service autorisés, éventuellement plage horaire de passage

    • Si usager au ticket pour ce service, le solde permet de consommer (montant de blocage paramétrable, positif ou négatif)

• Interfaçage avec solution de gestion de stock (GPAO)

  • La GPAO permet d’optimiser la gestion de la production des repas en prenant en compte différents éléments tels que la préparation des menus, les quantités à produire, les aspects nutritionnels et la gestion des stocks.

  • Elle consiste notamment à transmettre aux logiciels de GPAO les données de passages et/ou de réservations enregistrées dans le système.

    • Ces informations sont généralement envoyées par jour et par service, afin d’améliorer la planification de la production et d’optimiser la gestion des stocks du self.

  • Actuellement, il y a 2 systèmes de GPAO : Easilys et Webgerest.

Open